Wozu eigentlich ein DMS ?
Gute Frage, nicht wahr ? Brauche ich so etwas überhaupt ? Wofür ist es nutze ? Warum sollte ich mir so etwas überhaupt zulegen ?
Nun ich möchte diese Fragen versuchen zu beantworten, ohne groß in die Technik einzusteigen. Hoffe es gelingt mir 
. Ist für mich als Vollblut-Techniker nicht ganz einfach …
Beginnen möchte ich mit ein paar Szenarien, die der eine oder andere möglicherweise kennt :
- (1) Ich bin oft mit und auch ohne Laptop bei Kunden unterwegs und benötige Dokumente, die im Büro auf dem dicken Server liegen…
- (2) Ich möchte die unterwegs, beim Kunden, im Hotel erstellten Dokumente mit wichtigen Informationen meinen Mitarbeitern, Partnern schnell zugänglich machen …
- (3) Wir sind ständig auf der Suche nach dem aktuellsten Stand eines Dokuments …
- (4) Ich suche ein bestimmtes Dokument auf unserem dicken Firmenserver. Weiss nur noch, was da in etwa drin stand…
- (5) Ich möchte mit Kunden/Partnern kontrolliert und sicher Dokumente austauschen
Die Liste könnte ich noch endlos weiter fortsetzen. Aber ich denke die allerwichtigsten Szenarien habe ich aufgelistet. Wenn Sie sich da wieder finden, sollten Sie einfach weiterlesen ….
Es gibt nun mehrere gängige, prinzipielle Lösungen für all diese Szenarien, Fragestellungen mit Vor- und Nachteilen. Wie immer im Leben . Gehen wir diese Lösungen mal durch und schauen wir mal ob sie unsere oben genannten Szenarien abdecken :
Mail:
Die wohl gebräuchlichste, gewohnteste und bequemste Lösung. Jeder hat ein Mailprogramm und -wenn man gut ausgestattet ist- auch Zugriff auf die Mailbox von einem Webbrowser aus. Wie sieht es nun mit unseren Szenarien aus :
(1) : Ich benötige jemand im Büro, der mir die Dokumente zuschickt. Ohne mein Mail-Programm und ohne Zugriff auf meine Mailbox per Webbrowser ist Ende.
(2) : Ich schreibe eine Mail und schicke die Dokumente als Anhänge an alle relevanten Personen. Hoffentlich vergesse ich dabei niemanden. Eine Korrektur des Dokuments führt zu einer neuen Mail. Irgendjemand im Büro muss das aktuellste Dokument auf unseren Firmenserver legen.
(3) : Dafür ist “Mail” keine Lösung, sondern meist die Ursache des Problems. Siehe (2)
(4) : Meist ist hier der dicke Firmenserver eine grosse Platte auf der die Dokumente gut oder weniger gut strukturiert abgelegt sind. Eine Volltextsuche, die auch die Inhalte durchsucht, hat man in der Regel da eher nicht. Desktop-Suchmaschinen wie Google-Desktop oder dgl. haben den Nachteil, dass man direkt an der Server-Console (angeschlossener Bildschirm) sitzen muß.
(5) : Hier tauscht man die Dokumente per Mail aus mit allen o.g. Problemen.
Fazit : Geht irgendwie, zumindestens teilweise, aber es ist nicht wirklich optimal und führt oft zu Datenchaos, da die File-Ablage auf dem Firmenserver erfahrungsgemäß wenig gepflegt ist. Dokumente redundant und in verschiedenen Ständen, nicht richtig durchsuchbar und meist auch nicht wirklich konsequent strukturiert. Große Dokumente könne ein Problem sein, da Mailserver meist eine Größenbegrenzung haben.
VPN (Virtual Private Network):
Ebenfalls eine verbreitete Methode für die o.g. Szenarien. Was versteckt sich dahinter ? Nun wir haben wieder unseren dicken Server im Büro. Dort läuft ein Programm (VPN-Server) mit dem ich mich über ein Programm auf meinem PC (VPN-Client) verbinden kann. Wer sich näher informieren möchte : VPN bei Wikipedia …
Nach Aufbau der Verbindung ist es so, als ob ich mit meinem PC direkt auf dem Server arbeite.
Gehen wir wieder über unsere Szenarien drüber :
(1) Hier ist alles super, solange ich meinen Laptop mit meinem VPN-Programm habe. Ist dies nicht der Fall, war es das eigentlich. Schnell mal ein Zugriff über einen anderen PC (Freund, Kunde, Internet-Cafe) ist nicht.
(2) Wie (1). Wahrscheinlich schickt man dann noch eine Mail, damit meine Mitarbeiter und Partner auch wissen, dass es wichtige neue Informationen gibt, und wo man sie auf dem dicken Server findet.
(3) Wenn man sehr konsequent strukturiert und ablegt, dann dürfte dies hier eigentlich nicht auftreten. Kenne aber keine einzigen funktionierenden Fall . Es ist müsham erst die Verbindung zum Server aufzubauen und die strukturierte Ablage ist in der Hektik des Tages meist auch nicht gewährleistet. Letztlich landet man doch meist wieder bei “Mail” … mit allen oben genannten Problemen …
(4) Nach Aufbau der VPN-Verbindung hat man bei Einsatz und Betrieb von z.B. Google-Desktop oder ähnliches (auf dem Server) eine Volltextsuche. Das sollte funktionieren, wenn die Dokumente auf dem Server (zeitnah und vollständig) gelandet sind.
(5) Zugriff auf den Firmenserver möchte man Kunden und Partnern eigentlich nicht gewähren. Also schickt man wieder Mails. Hat man sehr große Dokumente, ist das ein Problem, da Mailserver meist eine Begrenzung haben.
Fazit : Eigentlich ganz ähnlich wie vorher bei “Mail”. Geht irgendwie, zumindestens teilweise, aber es ist nicht wirklich optimal und führt oft zu Datenchaos, da die File-Ablage auf dem Firmenserver erfahrungsgemäß wenig gepflegt ist. Dokumente redundant, oft unvollständig, in verschiedenen Ständen und meist auch nicht wirklich konsequent strukturiert.
“DMS”:
DMS heißt Document Management System, falls jemand diesen Ausdruck noch nicht gehört hat …
Ein DMS ist im Prinzip ein Programm auf einem Server. Es verwaltet die Ablage von Dokumenten in Bezug auf Struktur, Zugriffskontrolle, Zugriffsmethoden und bietet eine eingebaute Volltextsuche. Meist gibt es noch eine ganze Reihe von nützlichen Zusatzfeatures, die die eingangs erwähnten Szenarien bestmöglich unterstützen.
Wir von system worx PartG besitzen langjährige Erfahrung beim Einsatz und Betrieb von verschiedenen DMS-en und dies bei weitem nicht nur aus technischer Sicht. Wir empfehlen das DMS/ECM-System Alfresco, da es die unserer Meinung nach derzeit ausgereifteste und beste Lösung darstellt. Im Folgenden werde ich also eingebaute Zusatzfeatures benennen, die von Alfresco bereitgestellt werden. In mehr oder weniger starker Ausprägung gibt es aber zumindestens einen Teil diese Features aber auch bei anderen DMS/ECM-Systemen. Ist also nicht nur auf Alfresco beschränkt.
Zugang zu dieser Ablage geschieht über einen ganz normalen Webbroser, über FTP (File Transer Protocol = bei Windows eingebaut), WebDAV (eher was für die MAC- oder Linux-Nutzer; Windows ist da eher schwach), lokal im Firmennetz über die gewohnte Windows-Netzwerkumgebung und es ist (unter Beachtung bestimmer Voraussetzungen) sogar möglich Mails an Alfresco zu schicken.
Gehen wir wieder durch unsere Szenarien :
(1) Nun dies stellt keinerlei Problem dar. Zugriff über einen Webbrowser hat man sogar vom Internet-Cafe oder dem PC der Sekretärin aus. Ich benötige keine Zusatzprogramme und muss mir nur die URL / Adresse meines Servers merken. Habe ich meinen PC, werde ich mir wahrscheinlich sogar bereits diese DMS-Ablage als Netzlaufwerk (FTP, WebDAV) eingerichtet haben. Ich muss schlicht meine gewohnte Umgebung nicht verlassen und habe problemlos Zugriff auf alle Firmendokumente.
(2) Mit einem -zumindestens in Alfresco- bereits eingebauten Feature stellt auch dies kein Problem dar. Ich kann einmalig auf dem Server oder auch einzelnen Verzeichnissen (mit oder ohne Unterverzeichnisse) auf dem Server/im DMS mittels weniger Formulareingaben eine Regel hinterlegen, dass bestimmte Personen durch eine automatisierte Mail vom Eingang neuer, aktualisierter Dokumente informiert werden. Sie bekommen auch automatisch eine Link in dieser Mail, der mit einem Klick Zugang zu diesem Dokument verschafft. Isn’t that handy ?
Ich brauche also nur noch über den Browser oder mein eingehängtes Netzlaufwerk meine Dokumente auf den Server werfen. Fertig !
(3) Erfahrungsgemäß ist die Neigung zu Chaos beim Einsatz eines DMS geringer. Allerdings soll nicht verschwiegen werden, dass man sich auch hier eine Struktur geben sollte. Durch Einsatz von automatischer Versionierung von Dokumenten ist aber die Hemmschwelle einen neuen Stand unter gleichem Namen abzuspeichern deutlich geringer. Dadurch sinkt die redundante Ablage von verschiedene Ständen und man hat doch Zugriff auch auf “alte” Versionen. Ist aber kein “Muss”. Nicht jeder kann sich damit anfreunden . Dann muss man wieder auf Namenskonventionen und Struktur und Erziehung setzen . Auch ein DMS räumt nicht von selbst das Zimmer auf .
Wichtig ist aber hier die Betonung auf den einfachen Zugriff per Netzlaufwerk ohne mühsam empfundenen vorigen Aufbau einer VPN-Verbindung, ohne Notwendigkeit einer Person im Backoffice, die die Ablage der Mailanhänge bewerkstelligt und vor allem ohne Medienbruch. Dies ist gar nicht hoch genug zu bewerten!
(4) Ein DMS hat immer eine eingebaute Volltextsuche. Über meinen Webbrowser finde ich jedes Dokument problemlos und kann es per Klick runterladen. Wir sind dies doch alle durch Google gewohnt …
(5) Durch ein eingebautes fein einstellbares Berechtigungssystem kann ich meinen Kunden und Partnerfirmen problemlos auch schreibenden Zugang zu bestimmten Verzeichnissen auf meiner Ablage einrichten. Sie haben durch diesen Zugang sofort auch alle oben aufgezeigten Vorteile. Ich denke, besser gehts nicht … Alle unsere Kunden empfinden dies als sehr angenehme und komfortable Basis von Zusammenarbeit oder Collaboration in neudeutsch .
Fazit: Ich hoffe es ist mir durch die vorangegangenene Ausführungen gelungen aufzuzeigen, dass ein DMS wie Alfresco alle unsere Szenarien bestmöglichst abdeckt. Und dies ohne auf die vielen noch verfügbaren zusätzlichen Features und Vorteile groß eingegangen zu sein. Rein durch die Basisfunktionalität deckt dieses System alle unsere Anforderungen ab.
Bemerkung zur Alternative “Microsoft Sharepoint” und abschliessende Worte:
Ein abschliessende Bemerkung zum Angebot von Microsoft sei mir gestattet. Microsoft bietet als System an dieser Stelle das sogenannte Sharepoint an. Hier ein sehr rudimentärer Wiki-Artikel dazu. Dieses System oder besser diese Technologie deckt ebenfalls viele der o.g. Szenarien ab und unterstützt sogar die Integration in MS Office mit lesenden und schreibendem Zugriff auf die Sharepoint-Ablage optimal. Allerdings sei nicht verschwiegen, dass dazu eine Reihe von nicht ganz billigen technischen Vorrausetzungen auf Serverseite (Hardware und Software) notwendig sind. Hat man diese bereits im Haus : gut ! Muss man sie erst beschaffen : nicht so gut !
Alfresco dagegen kann problemlos auch auf einem Mietserver (1&1, Strato,…) einer bestimmte Größe installiert und eingesetzt werden. Und dabei ist es egal ob dies ein linuxbasierter Server oder ein Windows-Server ist. Installieren, konfigurieren und einsetzen. Durch Kauf eines Serverzertifikats beim Betreiber (benötigt man auch für VPN, by the way) ist der Zugang auch verschlüsselt und nicht abhörbar wie bei einem Bezahlsystem.
Alfresco bietet in der neusten Version übrigens sogar eine ebenfalls bereits eingebaute Sharepoint-ähnliche Umgebung an und unterstützt auch die Integration von MS Office. Muss man auch mal sagen …
Und als allerletzten Satz : Alfresco ist kostenfrei nutzbar, wennn man die Community-Version verwendet, die unter der GPL steht. Diese Version ist funktional gleich der kostenpflichtigen Enterpriseversion aber man hat, außer den öffentlichen Foren und dem Alfresco-Wiki und Blogs wie diesem , keinerlei Support. Benötigt man diesen, kommt man nicht umhin sich die Enterprise-Version mit Support zu laufen.
Nun wir selbst verwenden intern die Community-Version schon einige Jahre ohne größere Probleme. Man muss sich dann halt in das System einigermaßen einarbeiten (gibt sogar Bücher dafür) und die notwendigen Einstellungen selbst machen. Da Alfresco aber trotz seiner Komplexibilität ein extrem stabiles System ist, hatten wir eigentlich selbst über Release-Wechsel keine wirklichen Schwierigkeiten. Außer den zumindestens teilweise selbst verschuldeten … Lehrgeld halt …
Ich bekomme übrigens kein Geld von Alfresco oder seinen deutschen Partnern . Dieser Artikel drückt meine ganz persönliche Meinung und Erfahrungswerte zu diesem System aus.
