Nachdem ich gestern Abend den Upgrade unserer Community (Open Source)-Installation von Alfresco auf die seid einigen Tagen verfügbare “stable”-Version abgeschlossen habe, möchte ich kurz diesen Prozeß schildern, solange alles noch frisch ist …
Alles in allem war es ein fast schmerzloser Upgrade unserer Labs 3.0B-Version auf die freigegebene Lab 3.0 “stable”-Version. Hat sich nur deshalb einen ganzen Tag hingezogen, da ich diesen Upgrade benutzt habe, um einen neuen Mitarbeiter, der noch nie etwas mit Alfresco zu tun hatte, per Skype-Chat “durch den Prozess durchzusprechen”. Per Skype-Chat deswegen, weil wir fast 500 km entfernt am PC gesessen sind 
. Das ganze angereichert mit vielen Erklärungen und Zwischenübungen und begleitender Dokumentation seinerseits. Nennt sich KnowHow-Transfer …
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Alfresco
Alfresco, DMS, Upgrade
Gute Frage, nicht wahr ? Brauche ich so etwas überhaupt ? Wofür ist es nutze ? Warum sollte ich mir so etwas überhaupt zulegen ?
Nun ich möchte diese Fragen versuchen zu beantworten, ohne groß in die Technik einzusteigen. Hoffe es gelingt mir . Ist für mich als Vollblut-Techniker nicht ganz einfach …
Beginnen möchte ich mit ein paar Szenarien, die der eine oder andere möglicherweise kennt :
- (1) Ich bin oft mit und auch ohne Laptop bei Kunden unterwegs und benötige Dokumente, die im Büro auf dem dicken Server liegen…
- (2) Ich möchte die unterwegs, beim Kunden, im Hotel erstellten Dokumente mit wichtigen Informationen meinen Mitarbeitern, Partnern schnell zugänglich machen …
- (3) Wir sind ständig auf der Suche nach dem aktuellsten Stand eines Dokuments …
- (4) Ich suche ein bestimmtes Dokument auf unserem dicken Firmenserver. Weiss nur noch, was da in etwa drin stand…
- (5) Ich möchte mit Kunden/Partnern kontrolliert und sicher Dokumente austauschen
Die Liste könnte ich noch endlos weiter fortsetzen. Aber ich denke die allerwichtigsten Szenarien habe ich aufgelistet. Wenn Sie sich da wieder finden, sollten Sie einfach weiterlesen ….
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Alfresco
Alfresco, DMS
Das ECM-System Alfresco besitzt ein wunderbares Feature, um an jeden Ordner der Ablagestruktur Mails zu schicken. Man kann seine Webablage also bequem asynchron mit Inhalten füllen, die man danach z.B. mittels Workflow weiterverarbeiten kann. Über die Alfresco-Volltextsuche sind natürlich auch diese Dokumente durchsuchbar.
Aber es gibt dazu einige Randbedingungen zu beachten. Wie bei vielem im Leben gibt es auch hier ein “aber” …
Dieses Tutorial ist entstanden, um diese Randbedingungen und Probleme darzulegen, die auftreten wenn das „Mail to Alfresco“ Feature auf einem angemieteten Rootserver mit Mailserver zum Einsatz kommen soll. In Teil 1 des Tutorials wird Schritt für Schritt beschrieben, wie eine Behelfskonstruktion errichtet werden kann, mit der der Problematik entgegengewirkt werden kann.
Im zweiten Teil des Tutorials werden verschiedene Open Source Lösungen für dieses Problem unter die Lupe genommen. Leider sind diese derzeit alle noch nicht ausgreift und daher nicht benutzbar.
Wenn jemand dieses Feature also unbedingt benötigt und keinen dezidierten Alfresco Server besitzt, muss er derzeit wohl oder übel noch auf die unpraktische Hilfslösung aus Teil 1 zurückgreifen.
Für die Hilfesuchenden und Interessierten sind die beiden Tutorials hier zu finden:
Alfresco
Alfresco, DMS, Mail, Open Source
Hier zuerst eine kurze Vorab-Bemerkung:
Nicht alle unsere Kunden wollen ein Serverzertifikat für ein paar hundert Euro im Jahr kaufen. Trotzdem wünschen Sie sich einen verschlüßelten, sichern Zugang zu ihrer Webablage (Alfresco). Bei einem gemieteten Server (Strato, 1&1, …) ist das durchaus möglich, allerdings hat man dann mit Sicherheitswarnungen zu kämpfen.
Dem Auftraggeber ist das zwar klar, da wir ihn über diese Warnungen selbstverständlich informiert haben, aber es ist den oft erst später zugeschalteten Mitarbeitern und Kunden/Partnern nicht immer klar.
Viele Menschen bekommen hier nur Panik, dass sie entweder etwas falsch gemacht haben, oder das sie einen Virus gefunden haben. Gerade beim Internet Explorer sehen diese Warnungen ja auch reichlich dramatisch aus. Um diesen Ängsten nun entgegenzuwirken, sind 2 Tutorials entstanden, die den Einlogvorgang beim ersten Mal ausführlich aufzeigen. Die Tutorials sind hier zu finden:
Alfresco
Alfresco, DMS
Alfresco ist ein sehr mächtiges ECM-System und besteht eigentlich aus 3 integrierten Systemen:
- DMS (Document Mangement System)
- WCM (Web Content Managment)
- Collaborations-Bereiche (ganz analog Sharepoint von Microsoft inkl. dessen Zugriffsprotokollen)
Es eigent sich in hervorragender Weise als gemeinsame dokumentenzentrierte Webablage um die Zusammenarbeit zwischen dezentral verteilten Mitarbeitern bzw Kunden und Partnern zu ermöglichen.
Technisch gesehen ist es eine J2E-Anwendung auf dem Spring-Framework und läuft unter einem Applixcation-Server (Tomcat, JBoss). Die Schnittstellen und Erweiterungsmöglichkeiten würden hier den Rahmen sprengen.
Alfresco gibt es auch als OpenSource-Community-Version und diese setzen wir meist bei unseren Kunden ein. Wer größere Supportansprüche hat, kann natürlich diese Leistung auch direkt beim Hersteller Alfresco beziehen.
Neben dem CMS Joomla ist das DMS Alfresco ein weiteres Produkt das wir (www.system-worx.de) unseren Kunden häufig anbieten. Um die grundlegenden Funktionen, die wir auch in unseren Schulungen erläutern, den Menschen immer zugänglich zu machen, haben wir uns dazu entschlossen auch hier ein Tutorial zu erstellen. Das Tutorial ist ein selbstabspielender Film der praktisch alle Funktionen abdeckt die im täglichen Gebrauch genutzt werden.
Zu finden ist dieses Tutorial hier http://tutorials.system-worx.de/alfresco/Alfrescotutorial.htm
Alfresco
Alfresco, Collaboration, DMS, Open Source
